تفویض اختیار چیست؟

برای انجام درست تفویض اختیار اول شاید اول باید بدانیم که چرا افراد تفویض اختیار نمی کنند. اگر از مدیران این سوال را بپرسیم معمولا چنین جواب هایی می دهند:

• خودم کارها را بهتر انجام می دهم.
• وقت کافی برای توضیح دادن کارها به دیگران ندارم.
• اعضای تیمم مهارت های لازم را ندارند.
• اعضای تیمم وقت ندارند.
• این یک کار ریسکی است و من انجام نمی دهم.

همه می دانیم که این جواب ها درست نیستند و یا شاید صادقانه نیستند. احتمالا دلیل واقعی که مدیران تفویض اختیار نمی کنند چنین مواردی است:

• تفویض اختیار فرایندی انرژی بر است و مدیران در یادگیری و اجرای آن کوتاهی می کنند.
• تفویض اختیار درست نیازمند آن است که به درستی هم اجرا شود. بنابراین خیلی از مدیران احتمالا دانش و مهارت تفویض اختیار درست را ندارند.
• همچنین بعضی از مدیران ممکن است رفتار سیاسی داشته باشند و برای اینکه زیردستانشان قدرت نگیرند کارهای مهم را به آنها تفویض نمی کنند. متاسفانه این رفتار در محیط های کار ایرانی رایج است و از مهم ترین دلایلی است که خیلی از مدیران به مرحله رهبری نمی رسند.
• نهایتا اینکه تجربه من نشان می دهد بعضی از مدیران نیز کاریزما و قدرت کافی برای تفویض اختیار و تعریف وظایف برای اعضای تیم خود از یکسو و پیگیری انجام این کارها از سوی دیگر را ندارند. می دانید که بدون قدرت کارها انجام نمی شود. احتمالا چنین مدیرانی هنوز نیاز به توسعه مهارت های مدیریتی خود دارند.

مهم ترین دلیل تفویض اختیار چیست؟

سه دلیل عمده وجود دارد که باید وظایف را تفویض کنید: 

1. اول اینکه اگر شما توانایی طراحی برنامه های جدید، توسعه ایده های جدید و یا هر فعالیت مهم و استراتژیک را دارید، پس بهتر است وقت خود را روی آنها بگذارید و اجازه دهید که کارهای دیگر را بقیه انجام دهند. با انجام همه کارها توسط خودتان از زمانتان بهترین استفاده را نخواهید کرد.
2. دوم اینکه با درگیر کردن درست و موثر دیگران در کارها، شما به توسعه مهارت های و قابلیت های افراد دیگر کمک می کنید. این امر بدان معنا ست که اگر در دفعات دیگر پروژه های مشابه مطرح شود، شما با اطمینان بیشتری می توانید وظایف خود را تفویض کنید.
3. سوم اینکه با اینکار انگیزه و اعتماد اعضای تیم شما خیلی افزایش می یابد. آنها هم از اینکه مهارت هایشان توسعه می یابد خوشحال می شوند، هم از اینکه نقش مهم تری در ایجاد نتایج سازمان خواهند داشت رضایت بیشتری خواهند داشت و نهایتا از پاداش ها و مزایای احتمالی از جمله فرصت های رشد و ارتقا در آینده لذت بیشتری می برند.

بنابراین تفویض اختیار به شما اجازه می دهد که بهترین استفاده را از زمان و مهارت های خود داشته باشید و به علاوه به اعضای تیم کمک می کند که رشد کنند و قابلیت های خود را شکوفا سازند و رضایت بیشتری هم داشته باشند.

چه زمانی باید تفویض اختیار کنیم؟

تفویض اختیار اگر درست انجام شود یک فرایند برد-برد است. در ضمن تفویض اختیار به معنی انجام ندادن هیچ کاری نیست. برای تعیین اینکه چه زمانی تفویض اختیار بهترین کار است ۷ سوال زیر را از خود بپرسید و اگر جوابتان به بیشتر سوال ها مثبت بود آنگاه بهتر است که وظایف خود را تفویض کنید.

۱- آیا در میان اعضای تیمم کسی وجود دارد که تخصص، اطلاعات یا شرایط بهتری از من برای انجام دادن اینکار داشته باشد یا بتواند این موارد را کسب کند؟

بدیهی است اگر در میان اعضای تیمتان چنین فردی با توجه به وظیفه مورد نظر وجود دارد بهتر است این کار را تفویض اختیار کنید. بنابراین اولین شرط تفویض اختیار آن است که نیروهای مناسب در اختیار داشته باشید.

۲- آیا انجام این وظیفه توسط دیگران فرصتی برای رشد مهارت های آنها ایجاد می کند؟

تفویض اختیار فقط در رابطه با وظایف ساده و تکراری و در رابطه با افراد سطوح پایین سازمان نیست. اتفاقا مدیریت و رهبری کارشناسان متخصص و مدیران دیگر است که عیار رهبری شما را نشان می دهد. بنابراین تا جایی که می توانید باید در تمام سطوح تیمتان از طریق تفویض اختیار و البته هدایت و مربی گری و آموزش، به اعضای تیم خود کمک کنید که توسعه یابند و مهارت های خود را بالا ببرند. 

۳- آیا این وظیفه به همین شیوه در آینده تکرار می شود؟

قاعدتا در رابطه با کارهای تکراری حتما باید تفویض اختیار را انجام دهید.

۴- آیا فرصت کافی برای تفویض این وظیفه به طور اثربخش وجود دارد؟

گاهی اوقات در زمان های اضطراری شاید فرصت تفویض اختیار نباشد، اما معمولا مدیران با کمی دوراندیشی و برنامه ریزی فرصت کافی برای این کار را خواهند داشت. باید زمان کافی داشته باشیم که کار را آموزش دهیم و به سوال و جواب ها پاسخ دهیم و البته بتوانیم پیشرفت کار را ارزیابی کنیم.

۵- با توجه به میزان کلیدی بودن این وظیفه آیا تفویض اختیار درست است؟

کارهای کلیدی برای موفقیت بلندمدت کسب و کار (مثلا استخدام نیرو) حتما نیازمند آن است که خود شما خیلی بیشتر توجه داشته باشید. بنابراین در رابطه با کارهای کلیدی کسب و کار که موفقیت و شکست کسب و کار را رقم می زنند یا نباید تفویض اختیار کنید یا باید بخشی از آن را تفویض کنید و بخش مربوط به تصمیم گیری و ارزیابی نهایی را خودتان انجام دهید.

۶- با توجه به تاریخ سررسید و تحویل پروژه آیا زمان کافی داریم؟

در فرایند تفویض اختیار معمولا کمی آزمون و خطا و دوباره کاری باید در نظر بگیریم. بنابراین باید به دقت به تاریخ تحویل پروژه دقت کنیم که در این فرایند دچار تاخیر در پروژه نشویم. به علاوه حتما باید ارزیابی کنیم که آیا زمان داریم که اگر بخشی از کار درست انجام نشده باشد، آن را دوباره انجام دهیم؟ و اینکه پیامدهای عدم انجام تمام و کمال کار چیست؟

۷- کیفیت معمولی برای نتایج کار قابل قبول است؟

در بعضی از کارها کیفیت نتایج متوسط و معمولی در اولین دفعات برای همکارمان قابل قبول است و قاعدتا وی کم کم پیشرفت می کند. در چنین کارهایی اگر زودتر کار را به وی تفویض کنیم و اجازه دهیم که وی با کمی با آزمون و خطا رشد کند خیلی خوب است. اما در بعضی وظایف کیفیت همیشه باید بالا باشد. مثلا یک پزشک نمی تواند به سادگی وظایفش را به یک دانشجوی کارآموز پزشکی تفویض کند. چرا که در این کار که با حیات و زندگی افراد سر و کار داریم اجازه اشتباه نداریم. در چنین کارهایی تا زمانی که از مهارت بالای عضو تیممان اطمینان نیافته ایم اجازه تفویض اختیار کامل نداریم.

نتیجه گیری

رهبری و مدیریت بدون تسلط بر این مهارت امکان پذیر نمی باشد. هم در رهبری و هم در مدیریت شما کارها را از طریق دیگران انجام می دهید. بنابراین بسیار ضروری است که مسلط به دانش و مهارت تفویض اختیار باشید. شاید در نگاه اول متوجه اهمیت و ارزش تفویض اختیار نباشید. اما در حقیقت با تفویض اختیار اثربخش شما می توانید به طرز قابل توجهی کمیت، کیفیت، اثربخشی و کارایی اقدامات و نتایج خود را افزایش دهید. کار یک مدیر توسعه سیستم و ساختار در کارش است طوریکه با حداقل دخالت او کلیه کارها با حداکثر کیفیت انجام شود. یکی از اصلی ترین مهارت ها برای ساخت چنین سیستم های کاری، تفویض اختیار می باشد. چرا که خودتان همیشه برای مهم ترین کارها فرصت خواهید داشت و به این ترتیب شانس موفقیت خودتان، تیم تان و سازمان تان را بالا می برید. در بخش دوم این مقاله اینکه چگونه باید تفویض اختیار کنیم، توضیح داده می شود.